Depozitul legal este o responsabilitate națională, fiind principalul mijloc de constituire și dezvoltare a patrimoniului documentar al țării. Este de interes public și reprezintă memoria colectivă a valorilor spirituale și culturale ale civilizației românești și o moștenire pentru generațiile viitoare.
Obligația de trimitere cu titlu de depozit legal a documentelor produse în serie, indiferent dacă sunt destinate unei difuzări comerciale sau gratuite, aparține producătorilor:
- Edituri și alte persoane juridice cu sediul social pe teritoriul României care realizează documente în regie proprie, (destinate difuzării în țară sau în străinătate), ateliere, case/studiouri de înregistrare, Banca Națională a României, Regia Autonomă „Monetăria Statului”, Compania Națională „Poșta Română” – S.A., precum și alți asemenea producători.
- Persoane fizice cu domiciliul pe teritoriul României care realizează documente în regie proprie destinate difuzării în țară (ISBN ocazional). Documente realizate în străinătate de către persoane fizice române ori executate pentru acestea, indiferent dacă sunt destinate difuzării în România sau în străinătate, pot fi incluse în depozitul legal, dacă sunt trimise cu acest scop, fără să constituie o obligație.
Obligația de trimitere cu titlu de depozit legal a tezelor de doctorat, aparține instituțiilor organizatoare de studii universitare de doctorat, denumite IOSUD, recunoscute ca atare de Ministerul Educației, pe baza acreditării.
- Trimiterea se efectuează în termen de maximum 180 de zile de la decizia de acordare a diplomei de doctor.
- IOSUD are obligația să trimită, pentru fiecare teză de doctorat, un exemplar tipărit al lucrării și al anexelor acesteia, conform Legii nr. 111/1995 privind Depozitul legal de documente, republicată, exemplar destinat Fondului intangibil, precum și a unui exemplar digital al acestora, pe suport electronic, destinat consultării la cerere, la sediul Bibliotecii Naționale a României, de către orice persoană interesată, în condițiile respectării reglementărilor legale în vigoare.
Acte însoțitoare obligatorii pentru documentele depuse cu titlu de depozit legal:
Actele însoțitoare sunt tipizate realizate de bibliotecă și puse la dispoziția editorilor, în format electronic sau letric (pe site, pentru descărcare, prin email sau direct, la sediul bibliotecii).
Aceste acte trebuie completate și semnate de editori / producători de documente, persoane juridice și fizice, ori de câte ori se trimit publicații cu titlu de depozit legal.
Actul însoțitor înregistrat la Biblioteca Națională a României reprezintă dovada oficială pentru editori/producători în ceea ce privește respectarea Legii nr. 111/1995.
Persoanele fizice și juridice au obligația să înscrie în actele însoțitoare două categorii de informații:
- Datele necesare identificării fiecărui exemplar, în funcție de categoria / tipologia documentelor /suportul media:
- autorul lucrării (excepție pentru publicațiile seriale);
- titlul;
- anul de publicare;
- date de identificare pentru publicațiile seriale (numărul / volumul );
- tirajul;
- prețul;
- numărul internațional standardizat pentru cărți / seriale / publicații muzicale (partituri) ISBN / ISSN / ISMN.
- Datele proprii de identificare și de contact:
- denumirea agentului producător, pentru persoanele juridice;
- numele editorului, pentru persoanele fizice;
- adresa;
- număr de telefon;
- adresă de e-mail.
Exemplarele obligatorii:
Numărul de exemplare obligatoriu este stabilit prin lege pentru tipologiile documentare supuse obligației de depozit legal.
Editorii au obligaţia să tipărească pe exemplarele de carte, pentru întregul tiraj (cărți, manuale, atlase, albume etc):
- descrierea C.I.P. a Bibliotecii Naționale a României (conform Criteriilor de eligibilitate);
- numele editurii / producătorului (pentru persoanele juridice);
- anul tipăririi;
- numărul internațional standardizat pentru cărți / publicații muzicale (partituri) – ISBN / ISMN.
Editorii au obligaţia să tipărească pe exemplarele publicațiilor periodice (seriale), pentru întregul tiraj:
- numărul internațional standardizat pentru publicațiile seriale – ISSN;
- datele de apariție;
- numerotare sau indicație cronologică.
Alte reglementări:
- Editorii (persoane juridice și fizice) trimit documentele cu titlu gratuit și asigură cheltuielile de expediere.
- Trimiterea exemplarelor obligatorii se efectuează din prima tranșă de tiraj, în termen de maximum 30 de zile de la data apariției (publicării) documentului.
- Nu se trimit documente tipărite produse în tiraje suplimentare. Pentru acestea, se trimit la Biblioteca Naţională a României, la sfârşitul fiecărui an, declaraţii globale ale cifrelor de tiraj.
- Documentele se depun numai în format original, nu se primesc copii ale documentelor, pe alte suporturi media.
- Documentele tipărite la cerere (print-on-demand) se supun Legii Depozitului legal.
- Confirmarea depunerii se realizează după verificarea integrității publicațiilor și a corespondenței între lotul de documente depuse fizic și datele de identificare a exemplarelor din actul însoțitor.
CONTROLUL APLICĂRII LEGII DEPOZITULUI LEGAL.
Biblioteca Națională a României controlează, prin personalul de specialitate, împuternicit în acest scop, activitatea tuturor editorilor (producătorilor), persoane juridice și fizice cu sediul social, respectiv domiciliul, pe teritoriul României
În acest sens, urmărește îndeplinirea obligațiilor de depunere a documentelor care fac obiectul Depozitului legal local, constată contravențiile și poate aplica amenzi contravenționale, conform Legii 111/1995, republicată și a Ordonanței Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 180/2002.
